单位文档加密系统是通过对指定格式的文档，或者通过识别文档内敏感字来判断加密该文档的方式来保护文档安全的，文档的加密不需要手动操作，能自动完成加密的过程，被加密以后得文档能够正常的流通和使用，如果想打印、复制、外发、上传加密文档，则需要提前申请解密审批或者申请其它离线、外发授权。