防范邮件泄露商业机密,得这么做!

作者: TEC 分类: 泄密警世钟 发布时间: 2016-10-14 16:00 ė 6没有评论

邮件泄露公司商业机密,涉事员工被判赔4万元

王华(化名)2012年被聘任为西安维美德造纸机械技术有限公司的标准件采购部主管,入职后王华曾多次参加公司组织的商业机密保护培训,培训中还特别提到不能把供应商信息泄露给第三方。

然而2014年,王华在给某供应商发送邮件时把供应商总表等资料发送给了该供应商,事发后维美德公司立即解除与王华之间的劳动关系。在随后的调查中还发现,王华曾多次将维美德公司经多方询价制作的价格清单及全部客户资料通过电子邮件发送至外部邮箱,泄露了公司的商业秘密。后来维美德公司将王华告到了西安中院,要求王华赔偿损失50万元。

王华最后因泄露公司机密被西安中院判赔4万元,维美德公司虽然胜诉但公司机密已经被泄露,损失已无法挽回。

严控邮件应用,防止敏感信息被随意发送

像王华这样的案件并不少见,邮件虽然是工作交流的重要工具,但是很容易被利用转移公司机密,损害公司利益。有心人可以通过邮件直接把机密发送出去,公司如果没有做防范措施一般很难察觉,即使知道并且通过司法途径追责涉事员工,信誉和金钱的损失却也无法弥补,所以事前进行防范才能及早杜绝信息被泄露。

因为缺乏有效管控手段,很少企业会对邮件的敏感内容进行控制和记录。其实真正管控邮件的使用也可以很简单,利用IP-guard的邮件管控功能,就可对邮件使用进行管控,防止敏感信息被外泄。

1、不符合规定的邮件内容禁止发送出去

  • 通过邮件管控功能,可以通过收件人、发件人、主题、附件名、邮件大小等关键字设置策略来限制邮件收发,对涉及敏感信息的邮件禁止发送;
  • 还可以限定只能使用企业规定的邮箱,以及邮件必须抄送给部门主管才能成功发送,防止企业的重要信息通过邮件方式泄露。

2、统一管理,完整记录邮件信息

  • 对收发邮件的正文、附件、主题、大小、时间等信息进行完整记录,方便企业快速对全体员工的邮件使用情况进行统计;
  • 统一控制台管理,管理员可以在控制台端及时接收异常报告,及时发现可疑泄密行为。

口头、书面的保密协议做得再全也很难防止有意无意泄露机密,想要让公司的邮件应用更安心,对邮件进行全面管控非常有必要!

 





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