外发文档如何防泄密?IP-guard助力严密管控文档外发

作者: TEC 分类: 数据防泄漏 发布时间: 2021-11-09 11:08 ė 6没有评论

电子文档替代纸质资料,资料文档的外发交互变得越来越频繁,然而这些给我们的工作提供便利的同时,也增加了更多信息泄露风险。

员工每天对外发送的文档,不乏合同、设计图稿、项目资料等重要机密,机密文档外发给客户、经销商、供应商等第三方,极易失去控制,接收者若是把文档传给他人,又或者外发文档意外被无关人员接收,都很容易导致机密被外泄。

外发文档如何防泄密

外发文档是工作中经常需要做的事情,如何做到安全可控,防止泄密是很多企业都关注的问题。现在外发文档的渠道越来越多,这些渠道方便了文档的交互,却无法给予外发文档足够的保护,比如,外发文档被他人误收,外发的文档被打印泄密,项目到期后外发的文档无法及时销毁,很容易出现二次泄密。

简单的外发管理,不是对文档的保护不够,就是无法支持大型文件,使用体验不佳,管理也没有效果。机密文档外发需要更严密的管理,确保其在外部也能得到持续保护,目前IP-guard的外发管理方案,就可以帮助对需要外发的文档进行权限控制,保护文档在外的交互安全。

IP-guard文档外发管控,保护文档交互安全

1、对外发文档进行加密,防止外泄

对外发文档进行加密,可以确保机密在外部也得到保护。IP-guard可以为企业提供严密的文档加密管理,企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密保护,然后再把加密后的文档发给对方。

接收方只有在安装了IP-guard客户端的终端才可以打开相关加密文档,这样可以保护机密资料在外部同样可控安全。IP-guard还支持在文档中加入显式水印或隐式水印,水印将跟随文档流转一直存在,有效震慑拍照截屏泄密。

2、制作外发文档,管控文档在外权限

IP-gaurd可帮助把文档制作成外发文档,并对外发文档进行权限限制,帮助企业建立严密的外发管理机制,支持GB级大文件,外发审批管理更便捷。

  • 限定查看人员

IP-guard提供专门的外发文档查看器,管理员可以对外发查看器进行授权,限定外部人员只能在特定机器上打开查看外发文档,避免无关人员查看;支持使用指定的USBkey查看外发文档,不需要绑定计算机。

  • 限定查看权限

企业可以根据需要指定外发文档在外的打开密码、查看期限、查看次数,以及复制、截屏、打印、修改等使用权限,防止被二次泄密。

  • 过期自动删除

项目合作,相关资料无法及时销毁?IP-guard支持对外发文档过期自动删除,防止机密在合作结束后继续被使用。

3、审计外发文档,及时发现违规行为

企业还可以对加密文档的外发进行审计,全面了解加密文档的外发动态。基于IP-guard强大的日志审计,企业管理员可以在IP-guard报表系统中对加密文档的外发行为进行统计分析,直观了解加密文档的外发动态,及时发现违规行为。

有效的安全管理才可以避免外发文档成为断线的风筝,IP-guard外发文档管控方案可以帮助企业建立严密的外发管理机制,加密保护外发文档,限制外发文档操作权限,实现外发文档的安全可控,帮助全面保护机密文档对外交互安全。

本文出自 信息防泄露大讲堂_数据加密_文件加密_加密系统,转载时请注明出处及相应链接。

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