在现代办公模式下，员工的工作地点不再局限于办公室，在家、机场、酒店等任何地方都可以开展工作，然而在公司外部办公时，仍然需要使用企业的资料文档，这些文档脱离公司的管控，极易发生泄密，后果不堪设想。

文档加密已成为许多企业保护机密的关键措施，尤其是机密文档流转到企业外部时，可以防止无关人员打开泄露里面的机密信息，但部署加密之后，不免让人担心在公司外无法正常使用加密文档，影响正常工作。

那么我们该如何实现在外正常办公，且又能正常加密保护机密文档？IP-guard文档加密在帮助企业强化机密文档保护时，就充分考虑加密文档在企业内外的各种使用场景，并且为企业提供不同的离线办公解决方案，确保在任何地点都能安全使用加密文档，持续保障信息安全。

方案一：授予离线办公权限

1、离线策略

在外办公无法使用加密的文档？IP-guard特别为在外办公的员工提供灵活的离线权限，管理员可根据需要对外出办公的员工授予临时或长期离线策略，确保员工在企业外部能够正常使用加密文档。管理员还可以对在外办公的人员设置个性化的离线策略，包括设置离线时长、加密软件类别以及文档使用权限等。

2、离线权限USBKEY

为防止笔记本丢失导致机密文档外泄，可以对办公人员提供一个具有离线权限的USBKEY，只有插入这个钥匙般的USBKEY设备，才可以打开笔记本中的IP-guard加密文档。

方案二：IP-guard U盘加密客户端

有时员工可能需要在个人电脑或其他设备上临时访问加密文档。IP-guard U盘加密客户端可以为员工提供一种便捷的解决方案——管理员可以通过U盘或移动硬盘等存储介质创建一个临时客户端，在受保护的环境中，员工仍然可以打开并使用加密文档。

U盘加密客户端会执行控制台所有预设的加密策略，同时记录文档的操作行为，方便后续审计。该客户端无需安装，并可脱离与IP-guard系统的物理连接，使用时需输入密码，确保即便设备丢失，机密也不会被轻易泄露。

方案三、IP-guard安全平台查看加密文档

IP-guard还支持通过安全平台APP访问加密文档。在手机、平板等移动端设备就可以直接打开加密文档。在IP-guard安全平台转发分享文档，加密状态始终保持不变。

获得授权的员工可以在移动端查看授权范围内的IP-guard加密文档。管理员也可以授权员工在安全平台解密IP-guard加密文档，以便员工在外继续正常使用加密文档。管理员还可以对安全平台设置水印，在安全平台打开文档时会显示水印，以此威慑截屏泄密的行为，万一发生泄密，也可通过截图上的水印信息追溯泄密源头。

此外，安全平台还会记录加密文档的操作日志，管理员可以通过控制台对加解密行为进行审计，确保每一步操作都在掌控之中。

办公模式正朝多样化发展，IP-guard一体化终端安全整体解决方案，不仅可以帮助完善终端的信息防泄露体系，还支持通过离线策略、U盘加密客户端以及手机安全平台等在外便捷打开加密文档，让机密文档在外也仍能够得到如同在企业内部一样严密的保护，全面有效地保护各类机密安全。