企业内外文档交换的频繁和渠道多样化，文档泄露的风险也急剧增加。这些需要交换的文档可能包含技术机密、客户数据、财务信息等敏感内容，未加密的文档，通过不安全的传输渠道外发，以及合作伙伴可能有意或无意地将文档分享给未经授权的人员，都极易发生机密泄露。

内外部文档交换面临的管理难题：

1、企业内部隔离网络中的用户亟需一个便捷的工具，安全地将文档或图纸发送给外部合作伙伴。

部分企业将内部网络划分为多个独立的区域，限制不同部门或系统之间的访问，以便减少降低数据泄露的风险，这么做势必会影响文档交换的便捷性，因此亟需一个便捷的工具，能够可控安全地对外发送文档资料。

2、外传的文档资料缺乏必要的保护措施，第三方泄密风险较高。

当我们把合同、图纸等机密文档外发给外部合作伙伴后，如何保护机密不被二次泄密，不会被无关人员查看？合作结束后，外发给合作伙伴的相关资料文档能否被及时删除处理，防止被他人继续使用？是当前的难题。

3、缺乏连贯的文档流转审计日志，降低泄密事件的溯源能力。

每日对外发送的文档非常多，员工对外发送了什么文档？是否是敏感文件，若无相关日志记录，很难溯源文档流通的过程，期间机密文档被有意无意泄露也无从得知。想要更好降低文档外发可能带来的泄密风险，需要有连贯的文档流转审计日志，提高泄密事件的溯源能力。

内外部文档交换的信息保护方案

IP-guard特别推出的文档安全交换系统，就提供了针对企业内外部文档交换时的信息保护解决方案，可以将外发文件通过外链形式发送，供应商打开浏览器输入密码才能访问，可设置接收者对文档的权限，同时对全流程进行日志审计。

1、系统部署

IP-guard文档安全交换系统架设于隔离网络的出口，所有文档均通过此系统进行外发，对需要外发的文档进行统一管理，防范泄密风险。

2、文件外发

机密文档直接通过U盘、网盘、邮件以及即时通讯等渠道外发给外部人员，很难保证这些文档的安全。IP-guard文档安全交换系统可以帮助将需要外发的文档以链接的形式对外分享文件，同时还可以限制链接的权限，包括：仅预览、可下载、下载次数以及链接有效期。

3、审批流程

目前IP-guard审批机制十分健全，除了可以用自带平台，还可以通过钉钉平台、企业微信等完成审批工作，不同的审批模式，企业可以根据自身的管理需要选择更便捷的审批机制。

4、外发形态

IP-guard支持以明文、密文、外发文件等形式交付给第三方合作伙伴，用户可以根据管理需要，对外发送不同形式的文档。

5、文件控制

企业可以根据需要指定外发文档在外的访问权限，可限制外发文件的复制、截屏、打印、打开次数、有效期、自动销毁等权限，防止二次泄密。

6、分享日志

IP-guard文档安全交换系统可以帮助记录文件分享日志，包括流程发起人、申请时间、文件名、接收者以及流程状态等信息，保留完整的溯源证据链，以备后期审计。

现在IP-guard文档安全交换系统既能有效应对企业内外部的文档交换需求，又能按需自由扩展，满足终端其他应用场景，通过一个客户端一个控制台实现统一管理，既节省终端资源，又降低冲突风险，大幅提升管理效率。