在数字化进程加速的今天，企业文档数量激增、存储分散、管理滞后等问题日益凸显，不仅严重影响运营效率，更埋下数据泄露的巨大隐患。面对文档盘点难、管控难、审计难等多重挑战，一套系统化、可视化的管理工具，可以实现从被动防御到主动治理的转变。

文档管理面临的困境：

1、企业无法掌握了解员工电脑文件分布情况，难以实施精准有效的安全防护和监控措施。

2、管理员无法追踪核心文档在内部电脑间的流转情况，因而无法进行精准审计溯源。

3、员工电脑文档海量且分散，使违规文件难以及时发现和定位，无法有效整改并规避审计风险。

4、管理员无法快速统计离职员工电脑文档分类，将导致核心数据失控、敏感信息泄露风险剧增，关键业务文档丢失或延误交接。

IP-guard最新推出的数据感知模块，以“文档资产地图”为核心，帮助企业全面掌握文档分布、落实精准防护、实现行为追溯，从而构建起覆盖全周期的文档安全审计体系。

IP-guard数据感知，文档资产地图，破解管控与审计难题

➤ 全公司文档盘点，实现精细化管理

以往企业因文档散落各处、密级标准不一，在审计时难以快速统计与汇报。

IP-guard数据感知模块可对终端文档进行自动扫描与识别，依据密级、标签生成文档资产地图，直观展示核心文档的数量、位置与分布，使曾经耗时耗力的人工排查转变为实时可视的精细化管理。

➤ 敏感信息定向查检，杜绝违规留存

IP-guard可基于身份证号、银行卡号、关键词等预设规则，在全终端范围内开展定向扫描，快速输出敏感文档留存清单，明确记录终端、用户、文件分类等信息。由此，企业能系统化落实整改，杜绝因漏报、瞒报导致的合规风险。

➤ 异常扩散实时监测，防止数据越权扩散

部门间文档非授权流转是数据泄露的常见漏洞。通过扫描识别跨部门存储的敏感文档（如财务数据出现在技术部门），清晰展示文件分布详情，助力审计人员及时发现并制止越权访问行为，从源头控制核心数据流动。

➤ 异常留存快速排查，加固安全防线

人工排查隐蔽存储的敏感文件（如明文密码本）效率低、易遗漏。IP-guard支持根据敏感信息发起精准扫描任务，快速定位异常留存文件，并生成详细分布报表，帮助管理员及时清理风险文件，有效封闭安全漏洞。

➤ 离职人员文档审查，防止核心数据泄密

IP-guard数据感知系统对预离职人员终端电脑进行全盘扫描，按敏感信息分类、文档标签和文档密级扫描，并生成预离职人员终端文档分布情况，提交给HR部门审查，要求离职人员进行核心文档移交公司，防止核心数据泄密。

应用案例：

◆全公司文档盘点

某企业经过多年业务扩张，文档分散存储于总部、分公司及远程办公终端，各部门对“机密”“秘密”等密级定义不统一，公司无法查询统计。

解决方案：

IP-guard数据感知系统对全公司终端文档进行扫描，识别出员工电脑打了密级和标签的文档，结合部门、计算机、用户、存储路径等多维度统计，生成数据资产地图，展现机密文档数量，以及文档分布在哪台计算机或用户上，实现文档可视化精细化管理。

◆敏感留存情况查检

某银行接到银保监会“个人金融信息保护专项检查”通知，单位要求运维人员快速排查并提交“客户隐私文件” （如身份证复印件、银行卡号）在终端的留存情况，单位统一通知处理。单位担心员工手动排查电脑中“客户资料”文件夹并上报，存在漏删和刻意隐瞒敏感文档的风险，一旦被监管检查发现违规留存，单位将面临高额罚款。

解决方案：

IP-guard数据感知系统可以通过预设敏感信息规则（如身份证号、银行卡、手机号码、文档名称含“客户信息”“征信报告”等关键词），对全终端进行定向扫描，发现并生成敏感文档的分布情况，由管理员导出生成《隐私文件留存清单》（含终端计算机、用户、IP、含敏感信息分类），并发送给各部门负责人，提醒对应员工删除。

◆数据异常扩散发现

某公司内部严格规定每个部门文档仅限本部门访问，财务数据、研发代码图纸禁止流出，但公司无法及时发现核心文档是否出现跨部门查看使用的情况，导致数据越权扩散长期未被发现，出现核心数据泄密风险。

解决方案：

IP-guard数据感知系统可以对全公司终端进行扫描，通过扫描出部门文档敏感信息、标签或密级，识别对应部门是否存在其他部门的文档，生成对应资产地图，罗列文档分布情况，以便审计人员快速发现违规行为，防止核心数据泄密。

IP-guard数据感知模块凭借全方位的扫描排查能力、精准化的轨迹追溯能力、可视化的资产统计能力，帮助企业提升文档管理的效率与精细化水平，构建“事前排查、事中监测、事后溯源”的全流程文档审计防护体系，为企业核心数据资产安全保驾护航。